Welke processen in jouw bedrijf kan een bot overnemen, en hoe begin je zonder dat het een groot project wordt? Op deze pagina vind je een checklist, twaalf voorbeelden en een stappenplan.
Een bedrijfsproces is een reeks handelingen die steeds hetzelfde doel dient: een factuur verwerken, een lead opvolgen, een rapport maken. Automatiseren betekent dat software die handelingen uitvoert in plaats van een medewerker.
Er zijn grofweg vier technieken. RPA (robotic process automation) bedient programma's zoals een mens dat doet: inloggen, klikken, kopiëren. Een API-koppeling laat twee systemen rechtstreeks gegevens uitwisselen. Workflow-tools voeren "als dit, dan dat"-regels uit, bijvoorbeeld een mail sturen na een formulier. AI-agents kunnen ook met onduidelijke input omgaan, zoals een vrije tekst of een scan.
Welke techniek past, hangt af van het proces. Vaak is een slimme combinatie goedkoper en stabieler dan één groot systeem.
Beantwoord deze zes vragen voor het proces dat je op het oog hebt. Hoe meer ja, hoe beter het zich leent.
Handwerk: Standaardvragen per mail of chat beantwoorden.
Wat de bot doet: Een bot herkent de vraag, haalt het antwoord uit een kennisbank of sjabloon en stuurt het door. Alleen uitzonderingen gaan naar een medewerker.
Techniek: AI-agent of regelgebaseerde workflow
Handwerk: Factuurgegevens overtypen in het boekhoudpakket.
Wat de bot doet: Een tool leest de factuur uit (OCR), controleert bedrag en leverancier en boekt de gegevens in. Afwijkingen worden apart gezet.
Techniek: OCR plus RPA of API-koppeling
Handwerk: Elke week cijfers ophalen en in een rapport zetten.
Wat de bot doet: Een script haalt de cijfers via de API op, zet ze in een vast sjabloon en mailt het rapport.
Techniek: API-koppeling
Handwerk: CV's lezen en geschikte kandidaten selecteren.
Wat de bot doet: Software ordent CV's op vaste criteria en maakt een shortlist. Een recruiter beoordeelt de uitkomst en voert de gesprekken.
Techniek: AI-agent met menselijke controle
Handwerk: Vervolgmails sturen naar mensen die interesse toonden.
Wat de bot doet: Op basis van een trigger, zoals een ingevuld formulier, gaat na een vast aantal dagen automatisch een opvolgmail uit.
Techniek: Workflow-tool
Handwerk: Data uit meerdere systemen halen en samenvoegen in Excel.
Wat de bot doet: Een bot logt in of gebruikt een API, haalt de data op en vult het rapport. Het rapport staat klaar voordat jij begint.
Techniek: RPA of API-koppeling
Handwerk: Registers handmatig vullen en actualiseren.
Wat de bot doet: Gegevens uit formulieren en systemen worden automatisch in het register gezet. Een medewerker controleert alleen de wijzigingen.
Techniek: RPA plus formulierverwerking
Handwerk: Klantgegevens van mail naar een systeem overtypen.
Wat de bot doet: Een koppeling of document-verwerker leest de gegevens uit het bericht en zet ze in het juiste veld. Overtypen vervalt.
Techniek: Documentverwerking of API-koppeling
Handwerk: Orders uit WhatsApp of mail overtypen in de besteltool.
Wat de bot doet: Een bot leest de bestelling, haalt de velden eruit en maakt de order aan. Onduidelijke berichten gaan terug naar een mens.
Techniek: AI-agent plus RPA
Handwerk: Na een verkoop handmatig een project met mappen en taken opzetten.
Wat de bot doet: Zodra een deal gesloten is, maakt een workflow het project, de mappen en de takenlijst aan op basis van een sjabloon.
Techniek: RPA plus API-koppeling
Handwerk: Agenda's vergelijken en heen-en-weer mailen over een moment.
Wat de bot doet: Een boekingstool toont alleen vrije momenten van alle deelnemers. De afspraak komt direct in alle agenda's.
Techniek: Workflow-tool
Handwerk: Handmatig aanmaningen sturen naar laat betalers.
Wat de bot doet: Op basis van de betaalstatus stuurt het systeem automatisch een herinnering, en na een vaste termijn een tweede.
Techniek: Workflow-tool
Kies één proces
Begin met het proces dat het meeste tijd kost en het minste uitzonderingen heeft. Niet alles tegelijk.
Meet de tijd
Noteer een paar weken hoeveel tijd het kost en hoe vaak het fout gaat. Dan weet je later of het werkt.
Schrijf de stappen uit
Beschrijf elke handeling, ook de uitzonderingen. Wat je niet kunt opschrijven, kun je niet automatiseren.
Bouw klein
Automatiseer eerst het standaardpad. Laat uitzonderingen naar een mens gaan en breid later uit.
Meet opnieuw
Vergelijk met je meting vooraf. Pas aan, en kies daarna pas het volgende proces.
Wat kost het om een bedrijfsproces te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal systemen, de hoeveelheid uitzonderingen en de techniek. Een eenvoudige koppeling is iets anders dan een proces met veel afwijkingen. Voor een concrete inschatting kun je het proces beschrijven bij meerbots.nl.
Hoe lang duurt het?
Een klein proces met een duidelijk standaardpad is vaak snel op te zetten. Hoe meer systemen en uitzonderingen, hoe langer het duurt. Daarom werkt beginnen met één klein proces het best.
Welke processen automatiseer je eerst?
Processen die vaak terugkomen, vaste regels hebben en digitaal zijn. Gebruik de checklist hierboven: hoe meer vragen je met ja beantwoordt, hoe beter het proces zich leent.
Is RPA hetzelfde als AI?
Nee. RPA voert vaste handelingen uit zoals een mens achter een scherm, volgens vaste regels. AI kan ook met onduidelijke input omgaan, zoals een vrije tekst. In de praktijk worden ze vaak gecombineerd.
Kijk ook naar het werk zelf. Dit zijn de beroepen met het hoogste automatiseringsrisico in onze analyse: